Retorno de investimento em portais corporativos

Existe uma grande variedade de valores intangíveis que podem ser até mais críticos do que o retorno medido em reais. Afinal, nem sempre é possível mensurar os benefícios gerados pela melhoria na gestão do conhecimento e o aumento de produtividade decorrente de ter as informações necessárias na hora certa.

O portal corporativo é a base centralizada para serviços, informações e comunicação. Como no caso de um shopping center, as lojas são beneficiadas pelo fluxo de pessoas que vão a um único local para fazer as suas compras. Em uma intranet, os funcionários sabem onde encontrar o que precisam e ganham agilidade ao terem um lugar central. É mais fácil medir o resultado individual de cada loja, mas o que seria dela se não fosse o ambiente?

Uma pesquisa feita pela Prescient nos Estados Unidos demonstrou que os gerentes gastam em média mais de duas horas por dia procurando informações e 57% dos participantes disseram que ter que recorrer a muitas fontes para compilar informações é um aspecto difícil para gerenciar informações. Mais de 50% das informações que os gerentes obtém não têm valor para eles, 42% usaram uma informação errada pelo menos uma vez por semana e 53% disseram que menos da metade das informações recebidas são aproveitáveis.

A realidade de cada empresa pode direcionar para benefícios muito diversos. De qualquer maneira, seguem abaixo alguns exemplos de retornos obtidos através de portais corporativos:

1) Custos físicos São os mais fáceis de serem medidos, porque refletem a redução de custos de bens tangíveis, como por exemplo a diminuição de impressões ou a redução de circulação de materiais, taxa de envio etc. Para calcular, é necessário verificar quanto era gasto com a comunicação anterior, por exemplo;

2) Produtividade Pode haver ganho de produtividade devido a processos automatizados e agilidade no encontro de informações. É mais difícil de medir, mas pode ser verificado ao mensurar quanto tempo se levava antes e qual é ganho com o novo processo. Por exemplo, um formulário que demorava X dias ao passar por várias áreas passou a levar menos tempo. Qual é o valor para a empresa?

3) Comunicação A intranet pode promover maior integração entre pessoas e departamentos, redução das barreiras geográficas, ao possibilitar a formação de grupos interdisciplinares. Pode promover redução de custos de viagem ou de telefonia se tiver recursos de colaboração;

4) Competitividade A empresa pode ganhar ao melhorar o acesso sobre informações e dados competitivos, compartilhar objetivos e incentivar a inovar ao permitir um fluxo livre de idéias. Pode ser medido através da participação das pessoas no fomento à identificação e exploração de oportunidades de negócios;

5) Time to Market O portal pode gerar agilidade em responder ao mercado e acelerar o desenvolvimento serviços e produtos;

6) Redução ou eliminação de erros em processos A empresa pode acabar com os problemas gerados por processos manuais. Ganha também mais controle do seu estágio, além de informações gerenciais;

7) Serviço ao cliente interno Pode ser medido através da redução da quantidade de funcionários para atendimento, melhora da disponibilidade de informações de referência e suporte e otimização dos fluxos de resposta a clientes e funcionários;

8) Recursos humanos A área de recursos humanos pode se beneficiar através do aumento das taxas de retenção de funcionários, ampliação da satisfação dos colaboradores, redução da perda de conhecimento e redução de custos de treinamentos, no caso de ações de e-learning;

9) Infra-estrutura Redução de custos de operação por haver compartilhamento da infra-estrutura. Em relação aos sistemas tradicionais, tem mais facilidade de uso, sem necessidade de treinamentos.

Os portais corporativos têm um papel fundamental na otimização do tempo e na eficiência dos colaboradores.